Tranh chấp liên quan đến việc làm Bill muộn

Hãy cùng tìm hiểu một tình huống thực tế về việc xử lý chứng từ trong ngành logistics và những bài học quan trọng rút ra từ đó.

1. Tình huống thực tế Một công ty forwarder (FWD) đang xử lý một lô hàng xuất khẩu, với hạn chót nộp chứng từ SI (Shipping Instruction) để phát hành Bill of Lading (B/L) là 07:00 sáng ngày 19/03/2025 (Cut-off DOCS). Đội chứng từ (DOC) của FWD đã thông báo deadline này cho khách hàng ngay từ khi xác nhận booking để đảm bảo đủ thời gian kiểm tra và submit cho hãng tàu.

Tuy nhiên, khách hàng lại gửi chứng từ SI vào lúc 07:45 sáng cùng ngày, khi đã sát giờ cut-off. Điều này khiến đội DOC không có đủ thời gian kiểm tra kỹ nội dung và upload lên hệ thống hãng tàu đúng hạn. Thêm vào đó, hệ thống của hãng tàu bị lỗi, khiến việc submit bị trì hoãn đến sau 15:00. Hậu quả là hãng tàu từ chối nhận chứng từ, lô hàng bị dời sang chuyến sau, phát sinh chi phí lưu container và làm chậm tiến độ giao hàng. Khách hàng không hài lòng, đổ lỗi cho FWD, trong khi đội DOC lại cho rằng lỗi thuộc về khách hàng do gửi SI quá muộn.

2. Vai trò quan trọng của SI trong quy trình phát hành B/L SI là tài liệu chứa các thông tin chi tiết giúp hãng tàu soạn thảo và phát hành Bill of Lading (B/L). Nó bao gồm:

• Thông tin người gửi hàng (Shipper), người nhận hàng (Consignee) và bên thông báo (Notify Party)
• Mô tả hàng hóa: loại hàng, số lượng, trọng lượng, thể tích
• Số container, số seal, cảng đi, cảng đến
• Các yêu cầu đặc biệt như phát hành B/L gốc hay telex release

Hãng tàu cần SI để:

1. Chuẩn bị Bill of Lading và kiểm tra tính hợp lệ của thông tin
2. Đáp ứng các yêu cầu pháp lý và vận hành
3. Đảm bảo dữ liệu chính xác để giao hàng tại cảng đích
4. Tại sao phải submit SI trước Cut-off DOCS? Cut-off DOCS là thời hạn cuối mà hãng tàu yêu cầu nhận đầy đủ chứng từ để phát hành B/L. Nếu nộp SI muộn có thể dẫn đến:

• Hãng tàu không có đủ thời gian xử lý, làm chậm tiến độ xuất hàng
• Sai sót trên B/L nháp không thể chỉnh sửa kịp, phát sinh chi phí amendment
• Hệ thống hãng tàu đóng sau cut-off, không thể submit chứng từ
• Ảnh hưởng đến mối quan hệ với hãng tàu, mất ưu đãi hoặc bị từ chối hỗ trợ gia hạn

4. Bài học rút ra
5. Đặt deadline nội bộ sớm hơn cut-off DOCS: FWD nên yêu cầu khách hàng gửi SI sớm hơn 2-3 giờ so với hạn của hãng tàu để đảm bảo kiểm tra và xử lý kịp thời.
6. Thông báo rõ ràng và nhắc nhở khách hàng: Cần giải thích lý do deadline sớm và nhắc nhở qua email, tin nhắn hoặc gọi trực tiếp.
7. Xây dựng quy trình kiểm tra nhanh nhưng hiệu quả: Chuẩn bị checklist để kiểm tra các mục quan trọng như số container, consignee, type bill.
8. Đào tạo khách hàng: Đối với những khách gửi SI muộn thường xuyên, cần trao đổi trực tiếp để họ hiểu hậu quả.
9. Dự phòng thời gian cho lỗi hệ thống: Submit SI trước deadline ít nhất 60 phút để tránh rủi ro hệ thống bị lỗi.
10. Lưu trữ bằng chứng giao tiếp: Ghi lại email, tin nhắn nhắc nhở để làm căn cứ trong trường hợp có tranh chấp.

Việc tuân thủ quy trình và quản lý thời gian hiệu quả sẽ giúp hạn chế rủi ro, tiết kiệm chi phí và đảm bảo sự chuyên nghiệp trong dịch vụ logistics. 🚢📦

Nguồn: Sổ tay Incotemrs